KONSEP DASAR SISTEM DAN INFORMASI

A.    Konsep Dasar Sistem

1.      Pengertian sistem

Pengertian sitem menurut Indrajit (2001), bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. Pengertian sistem menurut Jogianto (2005) adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, adalah suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Pengertian sistem menurut Murdick (1991) adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang utuh yang terdiri dari berbagai unsur/faktor yang berhubungan atau diperkirakan berhubungan, serta satu sama lain saling mempengaruhi, yang semuanya dengan sadar disiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Karakteristik sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari input , proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu , yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut::

a.       Komponen (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra Sistem. Batasan sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

b.      Batasan Sistem (Boundry)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

c.       Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan merupakan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.

d.      Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e.       Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintanance Input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f.       Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g.      Pengolah system (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h.      Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

3.      Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, adalah sebagai berikut:

a.       Sistem abstrak (abstract system) dan system fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.

b.      Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Contoh: Sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, sistem rotasi bumi, sistem gravitasi dan sebagainya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system.
Contoh: sistem pengolahan gaji

c.       Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Contoh: sistem komputer yaitu sistem yang dapat diramalkan yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Contoh: Sensus penduduk.

d.      Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).

B.       Konsep dasar informasi

1.      Siklus Informasi

Untuk memperolh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.

2.      Nilai dan Kualitas Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tatapi dapat dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiviness atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu sebagai berikut:

a.       Mudah diperoleh

Sifat ini menunjukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi. Kecepatannya dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam.\

b.      Luas dan lengkap

Sifat ini menunjukkan kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.

c.       Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan yaitu kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

d.      Kecocokan

Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permitaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak berguna.

e.       Ketepatan Waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus untuk mendapatkan informasi.

f.       Kejelasan

Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya terbebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.

g.      Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat lebih dari satu keputusan. Tetapi juga apakah dapat digunakan untuk lebih dari seorang pengambil keputusan.

h.      Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.

i.        Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.

j.        Dapat diukur

Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi formal.

3.      Transformasi Informasi

Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem informasi , yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh produk informasi yang diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki kemampuan dalam pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan pada tahap ini merupakan tindak lanjut setelah disusunya suatu perencanaan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk menghasilkan produk informasi yang berdaya guna dan berhasil guna. Sehubungan dengan upaya mencapai tujuan tersebut maka dalam pemabahasan transformasi informasi memfokuskan padahal-hal yaitu anatara lain:

o   Pengumpulan data dan informasi

o   Pengolahan dan analisis data dan informasi

o   Penyajian dan penyebarlausan data dan informasi

o   Penataan dokumentasi dan perpustakaan.

Transformasi informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat, ciri-ciri data sehingga menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan. Proses transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber dengan menggunakan alat atau instrument pengumpulan data, selanjutnya data itu diolah, dianalisis dan ditafsirkan dengan teknik tertentu. Data yang telah diproses itu membuahkan hasil yang disebut informasi. Informasi tersebut disajikan, disebarluaskan dan didokumentasikan. Penyajian data dan informasi dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan metode komunikasi langsung atau tidak langsung. Sedangkan dokumentasi berfungsi untuk menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data (database). Pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (file) dan cara baru (komputerisasi). Contoh: perpustakaan bertalian dengan upaya pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan informasi.

4.      Pemakaian Informasi

Pemakaian informasi merupakan suatu komponen yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi karena disinilah sesungguhnya produk informasi didayagunakan sesuai dengan kebutuhannya. Produk informasi dinyatakan bermanfaat bila informasi itu memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebaliknya jika produk informasi tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakainya , maka penyediaan informasi tersebut dapat dikatakan sia-sia belaka. Dengan kata lain pengelolaan informasi tidak menghasilkan perangkat informasi yang berdaya guna dan berhasil guna.
Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi kemudian diolah atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan tindakan atau terjadinya perubahan prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau kelompok lainya. Bidang-bidang pekerjaan yang membutuhkan produk informasi ternyata sangat laus, meliputi semua sektor kehidupan seperti kesehatan, pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis dalam keluarga, lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya.

Pemakai/pengguna informasi dibedakan menjadi dua, yaitu pengguna internal (dalam organisasi) dan pengguna eksternal (luar organisasi).

a.       Internal, pengguna internal informasi dari yang paling atas, yaitu:

1)      Manajemen tingkat atas, sebagai pemegang rencana strategis. Contoh: kepala Puskesmas.

2)      Manajemen tingkat menengah, sebagai pengendali manajemen. Contoh: kepala TU.

3)      Manajemen tingkat bawah, sebagai pengendali operasional. Contoh: kepala unit, kepala Puskesmas Pembantu, koordinator bidan desa.

4)      Operasional, sebagai staf operasi/pelaksana. Contoh: bidan pelaksana, staff, laboran.

b.      Eksternal, pengguna eksternal informasi yaitu pengguna di luar organisasi, diantaranya: pasien, dinas kesehatan, dll.

Referensi :

https://oshigita.wordpress.com/2013/08/21/konsep-dasar-sistem-dan-informasi/

https://rumahradhen.wordpress.com/materi-kuliahku/semester-ii/analisis-dan-perancangan-si/konsep-dasar-sistem-dan-informasi/

https://belajarsisteminformasianalisis.wordpress.com/2014/12/11/klasifikasi-sistem/