A. Sistem Informasi Manajemen Dokumen
Manajemen
dokumen merupakan suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya.
Manfaat
: a. sebagai bahan pengambilan keputusan, b. sebagai memori suatu organisasi,
c. sebagai referensi sejarah suatu organisasi, d. mengurangi resiko teknis dan
biaya, meningkatkan efisiensi dan proses kinerja organisasi, d. meningkatkan
proses pengendalian yang lebih baik.
Sistem
informasi manajemen dokumen yang akan dibahas adalah sistem informasi manajemen
dokumen elektronik, yaitu suatu sistem aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (dalam
bentuk laporan paper based) yang sudah diubah ke dalam format
digital ataupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp,
avi, mkv, dll, kemudian diupload ke dalam software tertentu. Dokumen yang sudah
diupload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun
didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem ini.
Dengan penerapan sistem menajemen dokumen
elektronik ini diharapkan dapat:
1. Terciptanya pengelolaan
dokumen yang lebih baik
2. Adanya penyimpanan salinan
fisik file dokumen ke dalam media elektronik
3. Menjaga keamanan dari informasi
yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan, seperti:
kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dll.
4. Sebagai sarana untuk
mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secra elektronik
5. Mempercepat penemuan fisik
dokumen dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen
(dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode)
6. Dokumen fisik akan terjaga
kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan
7. Sistem selanjutnya dapat
dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui
internet
Karakteristik dari
sistem manajemen dokumen elektronik:
a. Capture.
Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik
untuk pengarsipan, retrieval dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen.
Dokumen imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch
proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan
emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang
baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer dengan mudah.
b. Storage. Sistem
penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif
aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume
yang bertambah dan mempercepat teknologi.
c. Index. Sistem
index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisisr yang dapat
ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan
membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
d. Retrieval. Sistem
perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index dan
gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat
pencarian dokumen dengan sepat dan mudah.
e. Access. Suatu
sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di
kantor atau dapat melalui internet secara flesibilitas untuk mengendalikan
akses sistem.
f. Proses. Kerja
sistem manajemen dokumen elektronik ini nanti ya dilakukan sendiri oleh pihak
yang terkait.
Keuntungan dari sistem manajemen dokumen
elektronik:
- Mempunyai
tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi.
- Tingkat
ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat
penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk
CD-ROM.
- Mendukung
pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam
bentuk audio, video, maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster,
peta, dll.
- Tingkat keamanan
yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password, dan mempunyai
salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
Adapun
keuntungan lain yang dapat diperoleh yaitu dapat membantu agar penyimpanan
dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD, serta media lainnya; sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar dan dapat memudahkan untuk malakukan
indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan
melalui email.
B. Sistem
Informasi Rekam Medis Elektronik
Rekam medik adalah himpunan
seluruh data yang diperoleh serta diciptakan sepanjang kontak pasien dengan
sistem pelayanan kesehatan.
Rekam medik kesehatan elektronik
adalah kegiatan komputerisasi isi rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang
berhubungan dengannya. Elektronisasi ini menghasilkan sistem yang secara khusus
dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi
kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, sebagai peringatan,
tanda sistem pendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan
pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.
Karakteristik rekam medis
elektronik, yaitu: 1. Akses simultan dari berbagai tempat, 2. Tampilan data
dapat dilihat dari berbagai pendekatan, 3. Data entry lebih terstruktur, 4.
System pendukung keputusan, 5. Mempermudah analisis data, 6. Mendukung
pertukaran data secara elektronik dan pemanfaatan data secara bersama-sama (data
sharing), 7. Dapat bersifat multimedia.
Manfaat teknologi informasi
dalam rekam kesehatan elektronik yang paling tinggi adalah mengurangi medical
error dan meningkatkan keamanan pasien (patient safety). Salah
satu peranan kecil teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical
error, yakni dengan melakukan pengaturan rekam medis pada suatu sistem
aplikasi manajemen rekam medis. Dengan adanya sistem aplikasi manajemen rekam
medis, maka medical errordalam pengambilan keputusan oleh tenaga
kesehatan dapat dikurangi karena setiap pengambilan keputusan akan berdasarkan
rekam medis pasien yang telah ada.
C. Sistem
Informasi Geografis (SIG)
Sistem Informasi Geografis
yang terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, maupun
aplikasi-aplikasinya, telah dikenal secara luas sebagai alat bantu (proses)
pengambilan keputusan. Sebagian besar institusi pemerintah, swasta, akademis
maupun non akademis juga individu yang memerlukan informasi yang berbasiskan
data spasial telah mengenal dan menggunakan sistem ini.
Sistem Informasi Georafis
atau Georaphic Information Sistem (GIS) merupakan suatu sistem
informasi yang berbasis komputer, dirancang untuk bekerja dengan menggunakan
data yang memiliki informasi spasial (bereferensi keruangan). Sistem ini mengcapture,
mengecek, mengintegrasikan, memanipulasi, menganalisa, dan menampilkan data
yang secara spasial mereferensikan kepada kondisi bumi. Teknologi SIG
mengintegrasikan operasi-operasi umum database, seperti query dan
analisa statistik, dengan kemampuan visualisasi dan analisa yang unik yang
dimiliki oleh pemetaan. Kemampuan inilah yang membedakan SIG dengan Sistem
Informasi lainya yang membuatnya menjadi berguna berbagai kalangan untuk
menjelaskan kejadian, merencanakan strategi, dan memprediksi apa yang terjadi.
Komponen Sistem Informasi Geografi:
1. Perangkat keras. Perangkat
keras yang sering digunakan antara adalah Digitizer, scanner,Central Procesing
Unit (CPU), mouse , printer, plotter
2. Perangkat lunak (Arc View,
Idrisi, ARC/INFO,ILWIS, MapInfo dan lain lain). Data dan informasi geografi
Data dan informasi yang diperlukan baik secara tidak langsung dengan cara meng
import-nya dari perangkat-perangkat lunak SIG yang lain maupun secara langsung
dengan cara menjitasi data spasial dari peta dan memasukan data atributnya dari
table-tabel dan laporan dengan menggunakan keyboard
Pengguna (user), Teknologi GIS tidaklah bermanfaat tanpa manusia
yang mengelola sistem dan membangun perencanaan yang dapat diaplikasikan sesuai
kondisi nyata Suatu proyek SIG akan berhasil jika di manage dengan baik dan
dikerjakan oleh orang-orang yang memiliki keakhlian yang tepat pada semua
tingkatan.
Fungsi SIG
1. Akuisisi
data dan proses awal meliputi: digitasi, editing, pembangunan topologi,
konversi format data, pemberian atribut dll.
2. Pengelolaan
database meliputi : pengarsipan data, permodelan bertingkat, pemodelan jaringan
pencarian atribut dll.
3. Pengukuran
keruangan dan analisis meliputi : operasi pengukuran, analisis daerah
penyanggga, overlay, dll.
4. Penayangan
grafis dan visualisasai meliputi : transformasi skala, generalisasi, peta
topografi, peta statistic, tampilan perspektif.
Sistem Informasi Geografis sebagai suatu sistem yang berbasis
komputer dan memiliki kemampuan dalam menangani data bereferensi geografis,
yaitu penyimpanan data, manajemen data (penyimpanan dan pemanggilan kembali),
manipulasi dan analisis data, serta keluaran sebagai hasil akhir (output).
Hasil akhirnya dapat dijadikan acuan untuk pengambilan keputusan. SIG bisa
menjadi alat yang sangat penting pada pengambilan keputusan untuk pembangunan
berkelanjutan. Karena SIG memberikan informasi pada pengambil keputusan untuk
analiss dan penerapan database keruangan.
REFERENSI :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar