A.
Konsep Dasar Sistem
1.
Pengertian
sistem
Pengertian sitem menurut
Indrajit (2001), bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari
komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
Pengertian sistem menurut Jogianto (2005) adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem
ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, adalah suatu
objek nyata seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan
terjadi.
Pengertian sistem menurut
Murdick (1991) adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau
procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian
atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu
rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.
Dapat disimpulkan bahwa sistem
adalah suatu kesatuan yang utuh yang terdiri dari berbagai unsur/faktor yang
berhubungan atau diperkirakan berhubungan, serta satu sama lain saling
mempengaruhi, yang semuanya dengan sadar disiapkan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
2.
Karakteristik
sistem
Model umum sebuah sistem
terdiri dari input , proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem
yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan
dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik
atau sifat-sifat tertentu , yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan
sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai
berikut::
a. Komponen
(Components)
Suatu sistem terdiri dari
sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu
bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut
dengan Supra Sistem. Batasan sistem
Batasan sistem merupakan
daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau
dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari
sistem tersebut.
b.
Batasan Sistem (Boundry)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang
membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan
lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan
Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun
diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar
sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar
sistem yang bersifat merugikan merupakan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.
d.
Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung
antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e.
Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan
kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintanance Input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f.
Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran
dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
tidak berguna merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan.
g.
Pengolah system (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian
pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan
mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi
laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h.
Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau
sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi
sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali
masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu
sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
3. Klasifikasi
Sistem
Sistem
dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, adalah sebagai
berikut:
a.
Sistem abstrak (abstract system) dan system fisik
(physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu
sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan tuhan. Sedangkan
sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer,
sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain
sebagainya.
b. Sistem
alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem
alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh
manusia. Contoh:
Sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, sistem rotasi bumi,
sistem gravitasi dan sebagainya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang
dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi anatara
manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system.
Contoh: sistem pengolahan gaji
Contoh: sistem pengolahan gaji
c. Sistem
tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem
tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Contoh: sistem komputer yaitu
sistem yang dapat diramalkan yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Contoh: Sensus penduduk.
Contoh: Sensus penduduk.
d. Sistem
tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).
B.
Konsep dasar
informasi
1.
Siklus Informasi
Untuk memperolh informasi yang
bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang
terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.
2. Nilai
dan Kualitas Informasi
Nilai
dari informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang
diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat dihitung dengan suatu
nilai uang, tatapi dapat dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Nilai informasi
biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiviness atau cost benefit.
Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu sebagai berikut:
a.
Mudah diperoleh
Sifat
ini menunjukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi.
Kecepatannya dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam.\
b.
Luas dan lengkap
Sifat
ini menunjukkan kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai
volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
c.
Ketelitian
Sifat
ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi.
Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan yaitu
kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
d.
Kecocokan
Sifat
ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan
permitaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang
sedang dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak berguna.
e.
Ketepatan Waktu
Sifat
ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus untuk
mendapatkan informasi.
f.
Kejelasan
Sifat
ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya terbebas dari
istilah-istilah yang tidak jelas.
g.
Keluwesan
Sifat
ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk membuat
lebih dari satu keputusan. Tetapi juga apakah dapat digunakan untuk lebih dari
seorang pengambil keputusan.
h.
Dapat dibuktikan
Sifat
ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa pemakai
hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.
i.
Tidak ada prasangka
Sifat
ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah informasi tersebut
guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan sebelumnya.
j.
Dapat diukur
Sifat
ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi formal.
sistem informasi formal.
3. Transformasi
Informasi
Transformasi
informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem informasi , yang
berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh produk
informasi yang diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki
kemampuan dalam pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan
pada tahap ini merupakan tindak lanjut setelah disusunya suatu perencanaan
informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke
depan untuk menghasilkan produk informasi yang berdaya guna dan berhasil guna.
Sehubungan dengan upaya mencapai tujuan tersebut maka dalam pemabahasan
transformasi informasi memfokuskan padahal-hal yaitu anatara lain:
o
Pengumpulan data dan informasi
o
Pengolahan dan analisis data dan informasi
o
Penyajian dan penyebarlausan data dan informasi
o
Penataan dokumentasi dan perpustakaan.
Transformasi
informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat,
ciri-ciri data sehingga menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara
statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan.
Proses transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber
dengan menggunakan alat atau instrument pengumpulan data, selanjutnya data itu
diolah, dianalisis dan ditafsirkan dengan teknik tertentu. Data yang telah
diproses itu membuahkan hasil yang disebut informasi. Informasi tersebut
disajikan, disebarluaskan dan didokumentasikan. Penyajian data dan informasi
dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan metode
komunikasi langsung atau tidak langsung. Sedangkan dokumentasi berfungsi untuk
menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank
data (database). Pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (file) dan
cara baru (komputerisasi). Contoh: perpustakaan bertalian dengan upaya
pengumpulan, pemeliharaan, penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan informasi.
4. Pemakaian
Informasi
Pemakaian
informasi merupakan suatu komponen yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan
sistem informasi karena disinilah sesungguhnya produk informasi didayagunakan
sesuai dengan kebutuhannya. Produk informasi dinyatakan bermanfaat bila
informasi itu memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebaliknya jika produk informasi
tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakainya , maka penyediaan informasi tersebut
dapat dikatakan sia-sia belaka. Dengan kata lain pengelolaan informasi tidak
menghasilkan perangkat informasi yang berdaya guna dan berhasil guna.
Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi kemudian diolah atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan tindakan atau terjadinya perubahan prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau kelompok lainya. Bidang-bidang pekerjaan yang membutuhkan produk informasi ternyata sangat laus, meliputi semua sektor kehidupan seperti kesehatan, pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis dalam keluarga, lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya.
Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi kemudian diolah atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan tindakan atau terjadinya perubahan prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau kelompok lainya. Bidang-bidang pekerjaan yang membutuhkan produk informasi ternyata sangat laus, meliputi semua sektor kehidupan seperti kesehatan, pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis dalam keluarga, lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya.
Pemakai/pengguna
informasi dibedakan menjadi dua, yaitu pengguna internal (dalam organisasi) dan
pengguna eksternal (luar organisasi).
a.
Internal, pengguna internal informasi dari yang paling
atas, yaitu:
1)
Manajemen tingkat atas, sebagai pemegang rencana
strategis. Contoh: kepala Puskesmas.
2)
Manajemen tingkat menengah, sebagai pengendali manajemen.
Contoh: kepala TU.
3)
Manajemen tingkat bawah, sebagai pengendali
operasional. Contoh: kepala unit, kepala Puskesmas Pembantu, koordinator bidan
desa.
4)
Operasional, sebagai staf operasi/pelaksana. Contoh:
bidan pelaksana, staff, laboran.
b.
Eksternal, pengguna eksternal
informasi yaitu pengguna di luar organisasi, diantaranya: pasien, dinas
kesehatan, dll.
Referensi :